Upwork en español, guía de uso (4): Propuesta y cierre de la venta

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En esta serie de artículos intento un acompañamiento al nuevo usuario que pretende desarrollar una actividad como freelance a través de Upwork hasta conseguir el primer contrato que es el primer obstáculo y el más importante de salvar.


The Elephant in the Room

Hasta ahora no he comentado nada sobre un tema que, si no te ha preocupado o ha sido un impedimento, enhorabuena; pero puede no sea el caso para mucha gente. Y es que el idioma de la plataforma es el inglés y todas la comunicaciones serán en ese idioma.

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Not really fluent…

De todas formas hay esperanza. Desde mi experiencia personal puedo aportar esto: mi nivel de inglés no es ni mucho menos alto pero he conseguido establecerme a pesar de eso. Es un punto en contra importante, claro está, y finalmente nuestro rate se verá afectado (que no podrá reflejar de forma completa nuestra experiencia y será comparativamente más bajo que otros freelancers con similar experiencia) pero aún así no es una barrera infranqueable. Eso sí, trata de trabajar para mejorar tu nivel y tu clientes y proyectos lo agradecerán.

Enviando los emisarios

Ya hemos seleccionado un proyecto al que queremos aplicar. ¿Cómo redactamos la propuesta? ¿Cuánto tiempo invertir en su redacción? En fases posteriores con mayor experiencia, no me preocuparía tanto, pero ahora es crítico prestar atención a todos los detalles y experimentar con todos los elementos a tu alcance: la propuesta es uno muy importante así que hay que dedicarle tiempo.

Hay dos estrategias a la hora de redactar propuestas:

  • Enviar el mayor número posible en el menor periodo de tiempo, siempre manteniendo un nivel mínimo de calidad: usando una plantilla y cambiando en ellas un par de elementos de forma que se ajusten al cliente y al proyecto.
  • Redactar cada propuesta de forma individualizada, ajustándola al proyecto y tratando de examinar sus requisitos y aportando una solución, indicando tu experiencia en anteriores proyectos de corte similar y preguntando aquellos puntos que el cliente no ha aclarado en su publicación y que entendemos son críticos para darle una solución.

De nuevo, trata de probar con cuál te sientes más cómodo y dá mejores resultados: siendo extenso o enviando una propuesta con únicamente un par de líneas, cambiando el tono, etc. En cualquier caso haz referencia al problema del cliente para que vea que te has tomado la molestia de leer sus requisitos. En este sentido, a veces algunos clientes incluyen claves en el texto en las que te piden que añadas a tu propuesta una palabra o una frase con el fin de confirmar que la has leído entera y con atención, cuidado con estas “trampas”.

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Por otro lado, para los freelancers Upwork ofrece dos tipos de cuenta, una gratuita y otra de pago. Contrata esta última para comenzar. Más adelante podremos revisar las ventajas que tiene y si te conviene seguir con ella pero menciono esto precisamente ahora porque nos aporta una funcionalidad muy deseable: la posibilidad de ver el rango de precios que otros freelancers han propuesto en las ofertas a los que envías una propuesta. Esto puede resultarte extremadamente útil en estos momentos. No conocemos el entorno ni la competencia así que esta información nos resulta imprescindible.

Realizando un seguimiento

Las propuestas deben tener algún tipo de seguimiento con el fin de ir conociendo las dinámicas de los clientes y cómo evolucionan las propuestas. Refléjalo en una hoja de cálculo indicando:

  • Nombre del cliente,
  • Nacionalidad,
  • Rating en UW,
  • Proyecto,
  • Numero de propuestas recibidas,
  • Numero de entrevistas,
  • Días desde la publicación,
  • Días desde la última actividad,
  • Calidad del feedback que da a otros freelancers en diferentes proyectos y qué comentarios le hacen.

Con esto podemos hacer un detallar nuestros avances e ir conociendo de antemano qué tipo de cliente és y saber por qué una propuesta ha quedado congelada: si simplemente el cliente ha perdido el interés o ha encontrado recursos para llevar a cabo el proyecto en otra parte.

Lo he comentado varias veces: hemos de ser constantes y mantener un buen ritmo de propuestas… ¡pero tampoco pasarse! Cuidado con enviar demasiadas porque puedes comprometer tu presencia en la plataforma. Tampoco creo que te conviertas en un spammer loco; si este es el caso, podrías llegar a recibir un correo como este:

“We are contacting you to let you know we have suspended your access to Upwork indefinitely.

Our decision is based on a careful review and the fact that you have submitted a high number of proposals for jobs on our site without many contracts or earnings. Unfortunately, this means the jobs posted by clients are not a good match for your skills.

I know this news is likely disappointing to you. But our goal at Upwork is to enable freelancers to successfully connect and collaborate with clients who need their skills and expertise. Unfortunately, this means we must part ways ith freelancers whose skills are not in demand in our marketplace.”

No importa la experiencia que tengas ni la calidad del servicio que ofrezcas, ni tu éxito previo en la plataforma: cualquiera puede recibir este tipo de correos. Esta es uno de las desventajas de Upwork. Para evitarlo, seguiremos una estrategia basada en un envío diario constante y sostenido de propuestas (en un numero razonable), dedicando tiempo a revisar individualmente cada oferta, estudiando todos los detalles, redactando la propuesta, etc. Es así: un buen número de propuestas mantenidas de forma sistemática en el tiempo es la única forma de conseguir el primer contrato, pero con la precaución de no ser demasiado “prolífico”.

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Con el tiempo la experiencia acumulada te permitirá dedicar menos tiempo a su redacción (no más de cinco a diez minutos) siendo suficiente una corta pero correcta presentación y algo de información específica sobre el proyecto para el que postulas. En mi experiencia, no se trata de redactar largos textos sino de escribirlo aplicando el sentido común y sobre todo ser de los primeros en aplicar. Más tarde podremos entrar en detalles al entrevistarnos con el cliente.

Estructura de una propuesta

Una propuesta perfecta debería contener estos puntos:

  1. Un saludo profesional,
  2. Un corto párrafo indicando nuestra experiencia en el tema y porqué somos adecuados para el proyecto,
  3. Indicar aquellos proyectos más parecidos al actual y cómo abordarlos,
  4. Clarificar cualquier pregunta adicional,
  5. Indicar cuál es nuestra disponibilidad,
  6. Añadir una firma y si en ella puedes añadir el enlace a tu perfil, sería perfecto, el cliente va a agradecer tener un acceso rápido para consultarlo.

Asegurate al menos de incluir por lo menos 3 ó 4 de los puntos anteriores.

Experimenta con diferentes estrategias y comprueba cuál es la que tiene mayor tasa de éxito en tu caso particular, pero en cualquier caso, insisto de nuevo: envía la propuesta lo antes posible y en proyectos que no tienen ya un gran número de freelancers ya postulándose.

Eventualmente tendremos una respuesta y el cliente se mostrará interesado en hablar con nosotros sobre el proyecto.

Escogiendo al cliente

Si la propuesta resulta interesante el cliente contactará con nosotros, para comentar algo más en detalle el proyecto. Ten en cuenta que recientemente se actualizó el TOS de forma que no está permitido ofrecer ninguna información de contacto (email, cuenta de Skype o cualquier otra) al cliente antes de comenzar el contrato. Es decir, todas las interacciones previas al cierre de la venta han de realizarse exclusivamente usano las herramientas para comunicarnos que Upwork pone a nuestra disposición.

En la fase de toma de contacto presta a tención al tipo de rapport que se genera con el cliente. La intuición muchas veces nos da información importante que nos puede salvar de meternos en un contrato desastroso.

¿Como es el estilo de comunicación del cliente? ¿Es frio o amigable? ¿Pide consejo para llevar a cabo el proyecto o está consiguiendo una sesión de consultoría gratis? ¿Está entrevistando a demasiadas personas a la vez? ¿Se deja guiar o esta fijo en sus concepciones rígidas? ¿Está más preocupado del presupuesto que del éxito del proyecto? ¿Propone hitos rígidos o es flexible?

Ahora mismo quizás nos convenga más elegir a un cliente que sea un usuario veterano de la plataforma. Si es novato como nosotros puede ser más prudente evitarlo en estas primeras ocasiones: no saben cómo proceder o pueden perder el interés y desaparecer sin más dejándonos colgados con un proyecto sin actividad.

La mitad del éxito es ofrecer un buen servicio, la otra mitad es ser hábil para escoger un buen cliente y ser capaz de establecer relaciones frutíferas con él.

Durante esta primera toma de contacto estaremos atentos a no cruzar la línea que separa el análisis del proyecto a realizar una “consultoría gratis”. Es algo que podemos detectar si el cliente está entrevistándose con multitud de otros freelancers y vuelve cada poco tiempo re-preguntando nuestras aportaciones acteriores de forma cada vez más elaborada: el cliente está haciendo ping-pong con nuestras respuestas, lanzándolas a los otros freelancers y poniendo en común todas las respuestas y volviéndolas a dispararlas está consiguiendo que le demos una solución gratis. Si lo detectamos, mejor olvidarnos del cliente. No nos conviene.

La importancia de un JSS alto no puede ser subestimada y protegerla es nuestra prioridad. Una mala crítica al comienzo puede ser letal. Por esto el cliente con el que cerremos el primer contrato debe reunir las condiciones adecuadas.

En esta entrevista es nuestra última oportunidad perfecta para comentar el proyecto, confirmar o revisar las condiciones económicas del mismo y aclarar por ambas partes cualquier punto antes de avanzar.

La oferta

Finalmente, si todo va bien el cliente nos hará llegar una oferta. Supongo que ha sido complicado y estás deseando comenzar pero todavía es necesario, antes de aceptar, darse un poco tiempo y recapitular todos los elementos que nos hemos encontrado y nos han llevado hasta este punto y confirmar que podemos llevar a buen término el proyecto.


Seguimos en la brecha, llega el momento de realizar el trabajo real ¡Ánimo! En el siguiente artículo trataré la última etapa.